Na maioria das organizações brasileiras, quando o tema é estratégia ou execução de projetos percebe-se uma grande preocupação e foco dos Gestores com a execução das ações de forma rápida, ou seja, o velho “sair fazendo”.

Porém muitas vezes essa postura acaba não gerando os resultados esperados e apresentando eventos e situações não previstas, forçando assim a retomada de seus planos do início.

E o mais espantoso é que muitas vezes eles não conseguem parar para refletir e compreender onde falharam e esse erro continua sendo repetido por diversas vezes na mesma situação e em outras, e no final das contas tudo termina na justificativa de que as pessoas envolvidas no processo falharam, conduzindo uma caçada aos culpados.

Construir uma cultura de planejamento está diretamente relacionada a ampliação da visão corporativa sobre a execução das ações, entendendo que ela é uma parte do processo e essa parte é apoiada por outras etapas importantes para obtenção de resultados. Sim as pessoas são importantes no processo, porém a organização deve ser perguntar:

Minha empresa possui uma cultura para planejar suas ações?

Ou seja, quais métodos são utilizados pelas pessoas da nossa empresa para obter excelência na execução de suas estratégias, projetos ou até mesmo tarefas.

E quando falamos de processo não estou falando se a empresa possui um software, planilhas, controles e etc.; estou falando se a empresa possui uma mentalidade de planejamento e se seus princípios básicos estão inseridos na cultura de cada integrante da empresa, gerando assim efetividade para seus esforços.

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Um conceito validado de planejamento que trabalha a formação da mentalidade das pessoas em todas as suas etapas é o conceito PDCA, muito aplicado na melhoria continua de processos de gestão.

Criado na década de 20 por Walter A. Shewhart e disseminado por William Edward Deming. O PDCA é um ciclo que envolve 4 etapas essenciais para obtenção de um planejamento sólido: Plan, Do, Check e Action.

Se você busca resultados melhores em sua gestão esse pensamento deve ser seu foco: 80% de atenção no planejamento e 20% de energia na execução. Porém se essa regra não está sendo aplicada por você, veja a seguir etapas essenciais da metodologia que podem ajudar você a mudar essa realidade: 

Plan (Planejar): Todo processo de execução se inicia com a compreensão e localização da real necessidade e a reflexão de como ela deve ser atendida ou resolvida de forma detalhada, com seus respectivos caminhos e envolvidos na situação até o resultado final. Estabelecer um plano formal e detalhado é essencial para o sucesso de toda a execução e é nessa fase onde o maior empenho de energia e tempo devem ser alocados.

Do (Fazer): Planejamento montado, chegou a hora de colocar o plano em pratica, ou seja, executar. E nesse momento não é hora de inventar coisas e sim seguir de forma disciplinada o plano proposto, pois no momento em que o mesmo foi elaborado já foram definidos os caminhos críticos e suas etapas. Nessa fase é muito importante respeitar a participação dos envolvidos no plano e manter a máxima disciplina nas fases e prazos acordados.

Check (Checar): Durante o processo de execução, embora tenha sido elaborado um planejamento detalhado, podem ocorrer desvios, ou seja, situações e eventos não previstos. Os caminhos que foram estabelecidos não são mais considerados viáveis. Uma organização tem vida própria e suas realidades são afetadas pelas mudanças de cenário nos mercados externos, seus clientes, fornecedores, economia e muitas vezes até realidades internas, como a saída de um integrante da equipe. Pensando dessa forma, reservar um tempo para checar e medir os resultados é fundamental para obter excelência na execução do plano, essa é uma fase onde devemos sair do piloto automático e analisar nosso progresso, gerar compreensão dos pontos executados e onde estamos patinando e rever o plano. Essa é a fase onde a maioria das empresas falham, pois mergulham na execução e não conseguem parar até atingir o seu fim, ficando cegos quanto a situações inesperadas que afetam o plano.

Action (Agir): A retomada das ações, com suas devidas alterações e melhorias garantem a efetividade do plano, porém uma reflexão muito importante nesse processo é reavaliar as atividades retomando o ritmo de execução, mas respeitando os prazos anteriormente fixados na fase de planejamento, no início.

O sucesso da construção de uma cultura organizacional orientada ao planejamento depende inicialmente da escolha do método mais adequado a ser difundido pela empresa, seguido da capacitação e principalmente o envolvimento das pessoas. 

Se você tem interesse em compreender como uma cultura de planejamento pode ajudar a sua  empresa a obter melhores  resultados, entre em contato com nossa equipe de consultores ou ainda acompanhe nossos conteúdos instrutivos nesse blog.

Espero que esse material contribua com sua jornada de aprimoramento e desenvolvimento.

Marcio Bissoli
Gestão Estratégica de Pessoas.